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8 July 2020

SAAS B2B : comment optimiser votre stack facturation ?

Pour toute entreprise ou start-up, il est primordiale, voire vital, d’avoir un processus de facturation complet et optimisé. En effet, aujourd’hui, la facturation électronique ne suffit plus.

C’est un nouveau procédé qui change radicalement de la facturation papier certes, mais c’est seulement la partie émergée de l’iceberg : financement, relance client, encaissement et recouvrement… Tous ces éléments sont à prendre en compte si vous désirez encaisser votre dû à la fin du mois.

Alors comment optimiser votre stack facturation ? Voici 5 conseils pour mieux piloter votre processus de facturation et donc votre trésorerie.

 

- Choisir le bon outil de facturation 

 

Pour commencer, réalisez un benchmark afin de choisir l’outil de facturation qui répondra le mieux à vos besoins. Même si cela paraît évident, gardez tout de même à l’esprit que vos factures doivent être conformes à la loi et doivent notamment faire figurer des éléments obligatoires : date d’émission de la facture, numérotation, date de prestation de service, taux de TVA, date de règlement…

Pour cela, plusieurs outils de facturation existent : de Zervant, QuickBooks ou bien Sellsy pour les plus connus en France, à Chargebee, Recurly ou encore Stripe Billing pour les plus internationaux. Le tout est de choisir la solution la plus adaptée selon vos besoins, selon votre business model.

En effet, si vous devez éditer plusieurs factures par mois pour une dizaine de clients, regardez si l’outil de facturation permet l’envoi automatique de factures, ou bien si l’outil peut s’interfacer avec votre CRM si vous en possédez un. Un outil tout-en-un vous fera économiser énormément de temps.

 

- Proposer les bonnes options de paiement à vos clients

 

En 2019, 25% des entreprises ont disparu suite à des retards de paiement. La cause de ces retards ? Le mode de paiement tout simplement. Selon Recurly, en moyenne 15% des paiements par carte échouent. Les paiements des factures finissent donc par un abandon, ce qui entraîne éventuellement des oublis de la part des clients.

Multiplier vos moyens de paiement (par virement bancaire ou par prélèvement automatique), c’est aussi multiplier vos sources de revenus. Certains logiciels tels que Stripe, GoCardless ou encore Adyen, vous permettent de prélever vos clients de façon totalement automatisée.

Les prélèvements automatiques vous permettent notamment d’avoir un contrôle et un suivi sur vos paiements dus et c’est également un gain de temps considérable à ne pas négliger. 

 

- L’importance de la comptabilité et des reportings de vos revenus

 

En dehors des outils de facturation qui semblent indispensables pour les SAAS B2B, il est également important de ne pas omettre les outils de comptabilité. En effet, outre l’émission des factures, il est primordial de savoir quels montants vous sont dus et à quelle date.

Aujourd’hui, il existe de nombreux logiciels de comptabilité qui peuvent vous proposer des solutions clés en main : aide aux calculs et à la déclaration de votre TVA, mise en relation avec des experts comptables, génération de documents fiscaux, reportings hebdomadaires ou mensuels, etc.

Quickbooks, Sage, Pennylane ou encore Cegid par exemple, sont des outils qui vous permettent d’avoir un suivi clair et précis de vos transactions en cours et vous accompagnent sur la gestion de votre comptabilité afin qu’elle soit adaptée aux normes en vigueur.

 

- Suivre et relancer vos clients efficacement

 

Maintenant que vos factures ont été émises à l’égard de vos différents clients, vient la partie cruciale. En effet, soyez toujours proactifs dans votre démarche de relance clients, et non réactifs. N’attendez surtout pas le dernier moment pour vous assurer que vos clients ont bien reçu vos factures.

De nombreux outils de relance clients automatiques existent si vous êtes une SAAS B2B qui facture beaucoup dont notamment Upflow. Bien-sûr, n’envoyez pas la même relance à vos dix clients différents : adaptez l’email de relance et personnalisez son contenu.

Petit conseil : terminez toujours vos emails de relance avec une question qui appelle à une réponse.

 

- Anticiper avec Finexkap 

 

Si vous faites tout de même face à des mauvais payeurs, n’hésitez pas à changer vos méthodes de paiement avec Finexkap. En effet, avec notre solution de financement de trésorerie pour TPE-PME, nous réduisons considérablement les délais de paiement entre acheteurs et fournisseurs et améliorons votre besoin en fonds de roulement.

Finexkap vous permet de céder vos factures en attente de paiement et de recevoir les fonds sous 24h à 48h selon les délais interbancaires. Et nous nous occupons ensuite du reste avec votre client.

Pour terminer, ne faites pas l’impasse sur le processus de facturation de votre SAAS B2B. C’est un élément qu’il faut voir comme une étape décisive pour vos relations client ainsi que, plus généralement, dans l’expérience client et surtout, dans la gestion saine de votre trésorerie.

Pour aller plus loin : 3 méthodes efficaces pour relancer vos clients

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